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关于建筑工程档案管理问题的探讨 2800

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关于建筑工程档案管理问题的探讨 摘要:经济的发展带来了建筑行业的巨大变化,建筑工程档案的管理 也需要在变化中提高,但是许多施工单位对档案管理工作重视不够, 缺乏科学管理,工作流于形式,出现了大量的问题,给工程验收带来 的困难。目前,需要从思想观念、人员培训、技术升级、科学管理等 多个方面主动采取措施,解决档案管理中出现的问题,让档案管理成 为施工企业发展的有力工具。 关键词:建筑工程档案;管理;探讨 随着我国城乡建设的发展,建筑工程的规模和数量持续增加,形 成了大量的工程档案需要统筹管理。 这些伴随着工程建设而出现的文 字、图像资料真实地记录了建设过程中的每一个实体,是进一步开展 项目管理、设计、拓建和维修改造的重要依据,同时也对提高工程质 量,控制工程造价,加强工期管理的起着重要的作用。所以,工程档 案的管理是关系到工程质量和建筑单位经济收益的一件大事, 提高档 案的管理效率是确保工程顺利进行和圆满完工的重要条件。 一、工程档案资料的特点 1 种类繁多,内容庞杂 一项工程会涉及到多个部门,多种类型的资料。通常我们可以把 工程档案分为如下三种: (1)综合性文件:包括计划书;地质、水文、气象资料;政府 消防、 环保、 卫生、 规划等部门的审批文件; 和监理部门签订的合同、 验收资料;审计、结算方面的财务资料;照片、图纸、光盘、录像的

等图像视频资料。 (2)施工文件:水、电、设备安装的图纸;开工报告;会审图 纸;设计变更图纸;监理规划、报告;工程会议记录;原材料、加工 成品、 半成品的检测报告; 地质、 工程变化检测记录; 质量问题记录; 施工技术数据记录。 (3) 竣工资料:主要由各种平面工程图,包括:室内外管线;工 程内外结构图;给水、排水、通风、空调、电路等分布图。 2 单一整体性 单个工程档案要保持开工、施工和竣工所有过程的整体独立性, 这是工程档案最值得注意的特点。单项工程本身就是一个独立的整 体,所以单个工程档案的保存必须要注意整体性,以便于检测工程进 度,保证工程质量,确保工程的顺利完工验收。 3 真实记录施工的全过程,科学地反映各项工程数据 工程档案是反映工程全过程的一面镜子,任何与工程有关的数 据、图像、文字都能在档案中有详细记录。档案的记录要和工程建设 同步进行,图纸和数据必须能够反映工程的真实情况,不能通过弄虚 作假来掩盖施工的质量问题和不合理的设计。 档案的整理和保存能够 满足质检部门随时查阅的需要,真正体现资料的真实性、实用性和科 学性。 二、工程档案管理的科学方法探讨 1 工程档案管理中的常见问题 (1) 缺乏专门的档案管理人员

对于施工档案需要由专门的档案部门成立档案室来进行专门的 统一管理,而好多工程单位缺乏这样的部门,档案由其他业务部门的 文职人员兼职管理, 导致对于档案管理缺乏统一性, 管理模式不科学。 档案管理应该由具备档案专业知识的人员来担任, 施工单位尤其应该 注意培养复合型的档案管理人才,形成固定的、统一的、科学的档案 管理模式,避免管理中的随意性,提高档案管理的科学化水平。 2 档案材料不完整 完整的材料才能全面的反映工程的进展情况, 任何施工单位的资 料必须完整,而根据本人调查发现,能够完整保存施工档案的单位只 有 70%左右, 其余的施工单位往往缺少配套工程的档案, 如地下管线 的分布、绿化图纸、电路图等。这在工程质量和以后的工程维修上埋 下了极大的隐患,一旦发生意外情况,难以保证在最快的时间内采取 有效措施来防止事故或减少损失。 2 工程档案管理的科学方法探讨 (1)充分认识档案管理工作的重要性,由专业部门的专业人员来负 责档案管理 施工单位要彻底改变只重视工程进度和经济效益的观念, 充分认 识到档案对于确保工程质量的重要作用。 而现实的情况往往是施工单 位把大部分精力和人力全部集中在施工上, 缺乏对工程档案的督导检 查,造成重要施工资料的缺失,影响正常的质量监督检查,避免出现 为了应付竣工验收而临时整理工程档案的被动做法, 应该让档案室的 工作常态化、科学化,积极培训档案管理的专门人才,认真制定档案

的管理政策和标准,严格完成档案管理的每项工作。 (2) 重视对竣工验收档案的质量 竣工验收是对整个工程的最有份量的检验,关系到工程的质量、 工程的完成和顺利交接,所以必须要严格要求竣工档案的制定和管 理,保证提供真实的竣工凭证。在竣工阶段时,施工方的档案管理部 门要和工程项目管理人员共同协调档案的归类工作, 对所有工程档案 进行彻底的审查, 及时查缺补漏, 严格按照 《建设工程质量管理条例》 和《工程竣工验收备案制》的相关规定来完善竣工档案,为工程的验 收和移交做好准备。 (3)加强工程档案管理人员的职业培训 随着时代的发展, 建筑业不断引人新技术、新材料和新设备, 极大推动了建筑工程事业的发展, 不断出现的新特点需要在档案工作 中不断进行新的改革和调整,只有加强对档案管理人员的职业培训, 才能够保证工程档案管理工作与时代的发展同步。 新时代的工程管理 人员除了具备专业的档案管理知识外,还需要了解新科技,改善服务 意识,提高服务质量,把先进的计算机技术和网络技术应用到档案管 理工作中去,不断学习工程建设方面的新规定、新标准和新法规,并 能够在实际工作中做到严格执行和灵活运用。 职业培训还能够提高档 案管理者的责任意识,加深对档案工作意义的理解,从而提高档案管 理的质量。 (4)充分发挥现代科技在工程管理档案中的作用 信息技术极大的推动了社会的发展, 提高工程档案的管理水平离

不开先进的科技,建筑工程档案本身就是一种信息资源,除了完善纸 质资料外, 还要大力倡导使用缩微档案、 磁介质档案、 电子文件档案, 开发角度、多层次的信息资源。在实际工作中可以吸收和借鉴美国、 德国、荷兰等国家的先进技术和经验,这些国家所推行的 C A D 光盘 技术极大提高了档案管理的质量和效率, 每个施工单位都可以参照我 国制定的《CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》来大胆 进行探索,尝试开发使用适合本单位的档案检索系统,推动工程档案 管理朝着更加科学化的方向迈进。 (5)科学编制档案,详细记录档案的变更情况 严格按照工程档案的管理规定, 并进行实际工程进展情况来科学 编制档案。根据档案的内容和性质进行科学的分类,按照时间逻辑顺 序自然形成编号,来自不同部门的资料要分别编号统一管理。 在档案的管理过程中,会不断出现档案的传阅和变更,这些过程 中需要十分注意保持档案的完整性和有效性, 管理人员要清楚地做好 传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录,从而 详实地反应档案内容的变化,把握档案的来龙去脉。 结束语:我国建筑市场的竞争日益激烈,与工程建设有关的各项管理 都要提高效率,为企业的竞争服务,施工单位需要清楚地意识到档案 管理工作是一个具有很大提升空间的重要竞争领域, 只有加大制度改 革的力度,提高档案管理人员的素质,才能给好的发挥工程档案在建 设中的作用,才能让工程档案管理真正为企业发展服务,为保证工程 质量服务。

参考文献 [1]徐英浩《浅谈施工档案在工程管理中的作用》[J],工程管理, 2004(5) 。 [2]其木格, 《浅谈对档案的认识》[J],内蒙占石油化工,2000(3) [3]蔡立军《试论档案是文化的载体》[J],建筑业,2004(4) 。



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